Eine Referenznummer ist eine eindeutige Buchstaben- oder Zahlenkombination, mit der sich eine Sendung oder ein Auftrag zweifelsfrei identifizieren lässt. Im Transportalltag heißt sie meist kurz Referenz. Sie steht im Auftrag, in den Papieren und am Packstück – und sie stammt nicht immer von derselben Stelle. Wer sie vergeben hat, entscheidet darüber, wo sie später gebraucht wird.
Gebraucht wird sie an drei Punkten: bei der Abfertigung an der Ladestelle, bei der Zuordnung im Lager und bei jeder Rückfrage zum Auftrag. Der erste ist der kritische. An vielen Werkstoren wird ohne die Referenz des Empfängers oder Versenders nicht entladen – der Fahrer steht dann vor der Schranke, obwohl der Transport bezahlt und terminiert ist. Im Lager entscheidet sie anschließend, welchem Vorgang die Ware gutgeschrieben wird; bei einer Rückfrage führt sie schneller zum richtigen Auftrag als Adresse und Datum.
Verwechselt wird sie regelmäßig, weil an einer Sendung mehrere Nummern hängen, die verschiedenen Parteien gehören:
Ein Zulieferer für Druckmaschinen meldet zwei Paletten Walzen an ein Werk an und trägt bei der Buchung die eigene Kommissionsnummer als Referenz ein. Die Pforte sucht die Bestellnummer des Empfängers, findet nichts und lässt das Fahrzeug nicht auf das Gelände. Der Fahrer wartet, bis jemand aus dem Einkauf erreichbar ist. Angekündigt war ein Zeitfenster am frühen Nachmittag; als die passende Nummer vorliegt, hat der Wareneingang geschlossen, und die Entladung rutscht auf den Folgetag. Die Nummer war richtig – nur nicht die, nach der gefragt wurde. Im Buchungsformular hätten beide nebeneinander Platz gehabt: die interne für die eigene Ablage, die des Empfängers für das Tor.
Die Auftragsnummer ist eine Referenz, aber nicht jede Referenz ist eine Auftragsnummer: Sie gehört dem Dienstleister, während die Referenz des Empfängers aus dessen Bestellwesen stammt. Für die Sendungsverfolgung zählt allein die Sendungsnummer; sie entsteht mit dem Auftrag und bleibt bestehen, auch wenn der Empfänger später eine eigene Nummer nachreicht. Im Transportauftrag werden die Referenzen erfasst, auf Lieferschein und Frachtbrief erscheinen sie gedruckt – diese Papiere erzeugen keine eigene Nummer, sie führen die vorhandenen mit. Bei der Avisierung dient die Referenz dazu, den angekündigten Termin im Wareneingang wiederzufinden. Nichts damit zu tun hat der Verwendungszweck einer Überweisung, den der Zahlungsverkehr ebenfalls Referenz nennt – gleiches Wort, anderes Fach.
