Wareneingangsschein

Q: Was ist der Unterschied zwischen Wareneingangsschein und Lieferschein?

Der Lieferschein begleitet die Ware und hält fest, was losgeschickt wurde. Der Wareneingangsschein wird beim Empfänger erzeugt und hält fest, was dort angekommen ist. Stimmen beide überein, ist die Sache erledigt; weichen sie ab, beginnt die Klärung – und zwar zuerst mit dem Lieferanten, nicht mit dem Transport.

Q: Reicht ein Wareneingangsschein als Nachweis gegenüber der Spedition?

Nein. Er ist ein selbst erstelltes Papier ohne Gegenzeichnung des Fahrers und belegt allein, was im eigenen System erfasst wurde. Für einen Anspruch aus dem Frachtvertrag zählt der Vorbehalt auf dem Beförderungspapier bei der Übergabe. Der Schein stützt die Darstellung des Sachverhalts, ersetzt sie aber nicht.

Q: Wer stellt den Wareneingangsschein aus?

Der Empfänger selbst, in aller Regel die Annahmestelle oder das Lager. Erzeugt wird er heute meist aus dem Warenwirtschaftssystem heraus, sobald die Position gebucht ist. Der Frachtführer hat damit nichts zu tun und erhält ihn im Normalfall auch nicht.

Was ist ein Wareneingangsschein?

Der Wareneingangsschein ist ein internes Dokument des Empfängers. Es hält fest, welche Ware nach Art und Menge tatsächlich angekommen ist, entsteht nach der Ablieferung im eigenen System und geht an Lagerverwaltung, Einkauf und Buchhaltung. Ein Transportdokument ist er nicht: Belegt wird damit der Zugang im eigenen Betrieb, nicht die Übergabe durch den Frachtführer.

Vier Papiere, vier Blickwinkel auf denselben Vorgang

Wer einen Transport beauftragt, bekommt am Ende vier Papiere zu sehen, die denselben Vorgang aus vier Blickwinkeln belegen:

Lieferschein – was geliefert werden soll, vom Versender an den Empfänger
Abliefernachweis – dass abgeliefert wurde, vom Frachtführer an den Auftraggeber
Wareneingangsschein – was angekommen ist, intern beim Empfänger
Zustellprotokoll – wie zugestellt wurde, als Nachweis des Frachtführers

Intern trägt der Schein Bestandsbuchung und Rechnungsprüfung. Gegenüber dem Frachtführer beweist er nichts: Vorgelegt wird da ein selbst erzeugter Beleg, den niemand gegengezeichnet hat – und diese Verwechslung kostet Zeit, während die Reklamation längst hätte laufen müssen.

Elf Paletten quittiert, zehn eingebucht

In einem Ersatzteillager treffen an einem Vormittag elf Paletten Hydraulikschläuche ein. Der Lagerist quittiert dem Fahrer das Beförderungspapier und bucht anschließend zehn Paletten ein – eine fehlt. Die Differenz steht sauber im eigenen Schein, taugt allein aber nicht als Beleg: Gezählt hätte der Vorbehalt bei der Übergabe.