Die Auftragsbestätigung ist die verbindliche Rückmeldung der Spedition, dass ein Transportauftrag angenommen ist. Sie hält die Eckdaten fest: Abhol- und Zustelladresse, Zeitfenster, die vorgesehene Fahrzeugklasse, Gewicht und Maße der Sendung sowie den vereinbarten Festpreis. Mit ihr gilt der Transport für das bestätigte Zeitfenster als eingeplant.
Im Transport erfüllt sie eine andere Aufgabe als im kaufmännischen Schriftverkehr: Sie ist die Grundlage, auf der disponiert wird. Wer eine Spedition beauftragen will, erhält sie als Antwort auf die Buchung – und von da an ist ein Fahrzeug für das bestätigte Fenster eingeteilt. Wer danach Gewicht, Abmessungen oder eine Adresse korrigiert, greift in diese Einteilung ein – unter Umständen trägt die zugesagte Fahrzeugklasse die Sendung nicht mehr, und mit ihr ändert sich der Preis. Der Abgleich gegen die eigenen Versanddaten lohnt deshalb am Tag der Bestätigung und nicht am Tag der Abholung.
Ein Zulieferer der Automobilindustrie lässt eine Teilladung über acht Stellplätze für Dienstagfrüh bestätigen. Am Montag stellt der Versand fest, dass die Ware auf zwölf Paletten geht. Gesagt wird das erst dem Fahrer – mitnehmen kann er die vier zusätzlichen Paletten nicht, weil neben der bestätigten Stellfläche bereits die Fracht anderer Auftraggeber auf dem Fahrzeug steht. Der Rest folgt am nächsten Tag, aus einer Anlieferung werden zwei, und die Warenannahme des Werks bucht dafür ein zweites Zeitfenster.
Vom Angebot trennt sie die Bindung: Ein Angebot nennt einen Preis und verpflichtet niemanden, erst die Bestätigung macht den Auftrag beidseitig verbindlich. Die Auftragsnummer ist nicht das Dokument, sondern die Kennung, die darin vergeben wird. Transportauftrag heißt der Auftrag selbst, die Bestätigung ist nur seine Annahme. Der Frachtbrief wiederum entsteht erst bei der Warenübernahme und begleitet die Sendung bis zur Ablieferung – die Bestätigung dagegen steht davor und regelt, was überhaupt gefahren wird.
Sie nennt beide Parteien, Abhol- und Zustelladresse mit Ansprechpartnern, das vereinbarte Zeitfenster, Art, Gewicht und Maße der Sendung, die vorgesehene Fahrzeugklasse und den vereinbarten Preis. Dazu die Kennung, unter der alle weiteren Meldungen laufen. Eine kaufmännische Bestätigung führt stattdessen Artikel, Mengen und Lieferbedingungen.
Möglich ist das meist, folgenlos nicht immer. Korrekturen an Ansprechpartner oder Telefonnummer sind unkritisch. Ändern sich dagegen Gewicht, Abmessungen, Adresse oder Termin, muss neu eingeteilt werden; je näher der Abholtag rückt, desto eher wirkt sich das auf Fahrzeugwahl und Preis aus.
Nein. Sie dokumentiert, dass der Transport angenommen und eingeplant ist, und entsteht vor der Fahrt. Der Frachtbrief wird erst ausgestellt, wenn der Fahrer die Ware übernimmt, und begleitet sie bis zur Ablieferung. Bei grenzüberschreitenden Straßentransporten ist das in aller Regel der CMR-Frachtbrief.
