Die Auftragsnummer ist die eindeutige Kennung, die eine Spedition mit der Annahme eines Transportauftrags vergibt. Unter ihr läuft die Sendung vom Abholtag bis zur Rechnung. Form und Länge legt jeder Dienstleister selbst fest – entscheidend ist allein, dass die Kennung über den gesamten Verlauf dieselbe bleibt.
Gebraucht wird sie überall dort, wo jemand etwas zu einer bestimmten Sendung wissen will: bei Rückfragen zum Abholtag, in der Sendungsverfolgung, auf der Rechnung, im Schadensfall. Wer einen Transport beauftragen lässt, bekommt sie mit der Bestätigung. Der typische Stolperstein ist ihre Zahl. Neben der Kennung des Dienstleisters laufen oft die Bestellnummer des Versenders und eine Referenz des Empfängers mit. Wer bei einer Rückfrage die falsche angibt, verliert Zeit, bis die richtige Sendung gefunden ist. Die eigene Referenz gehört deshalb in das dafür vorgesehene Feld der Buchung, nicht in ein Freitextfeld.
Ein Ladenbauer liefert die Einrichtung für eine Filiale und führt den Versand intern unter einer Projektnummer. Als der Empfänger nach dem Stand fragt, nennt er genau diese – im System des Dienstleisters führt sie zu nichts. Erst die Kennung aus der Bestätigung bringt eine Auskunft. Wäre die Projektnummer bei der Buchung als Referenz hinterlegt worden, hätte die Suche über beide Wege funktioniert.
Die Referenznummer stammt vom Auftraggeber und dient dessen eigener Zuordnung; beide bezeichnen dieselbe Sendung aus zwei Blickwinkeln. Die Sendungsnummer meint die einzelne Sendung und ist der Schlüssel, über den die Sendungsverfolgung einen Status ausgibt – bei einem Auftrag mit nur einer Sendung fallen die beiden häufig zusammen. Vergeben wird die Kennung mit der Auftragsbestätigung, und dort steht sie auch dann noch, wenn später jemand danach sucht.
In der Auftragsbestätigung, die nach der Buchung per E-Mail kommt; sie wiederholt sich auf Statusmeldungen und auf der Rechnung. Wer online gebucht hat, findet sie zusätzlich in der Übersicht des Kundenkontos. Ist sie verloren gegangen, hilft eine Suche über Abholdatum und Zustelladresse weiter.
Vergeben wird die eine vom Transportdienstleister, die andere vom Auftraggeber. Erstere ordnet die Sendung im System des Dienstleisters zu, letztere im eigenen Bestell- oder Warenwirtschaftssystem. Sinnvoll ist, bei der Buchung beide zu hinterlegen – dann lässt sich eine Sendung von beiden Seiten aus finden.
Ohne die Auftragsnummer dauert eine Reklamation deutlich länger. Mit der Kennung lassen sich Auftragsdaten, Zustellnachweis und Meldung sofort zusammenführen. Fehlt sie, muss die betroffene Sendung erst über Datum, Adressen und Gewicht gesucht werden – Zeit, die bei einer Schadensmeldung ohnehin knapp ist.
