Die Handelsrechnung ist die Rechnung über die verkaufte Ware – bei grenzüberschreitenden Sendungen zugleich ein Zolldokument. Auf ihrer Grundlage wird der Zollwert angemeldet, aus dem sich Zoll und Einfuhrumsatzsteuer berechnen. Sie verlangt deshalb Angaben, die eine reine Buchhaltungsrechnung nicht führt: genaue Warenbezeichnung, Zolltarifnummer, Ursprungsland, Lieferbedingung sowie Anzahl und Gewicht der Packstücke.
Über die Abfertigung entscheidet selten der Betrag, sondern die Bezeichnung der Ware. Die Zollstelle muss aus ihr die Einreihung ableiten können – eine Sammelangabe wie „Ersatzteile“ oder „Muster“ genügt dafür nicht. Wer internationale Transporte beauftragt, legt die übrigen Angaben deshalb vor der Abholung fest: Ursprungsland, vereinbarter Incoterm, Nummer und Datum der Rechnung sowie Anzahl, Art und Gewicht der Packstücke. Rechnung, Packliste und Zollanmeldung müssen dieselben Mengen und Werte ausweisen.
Was eine unvollständige Rechnung auslöst: Die Zollstelle fragt nach, und die Ware bleibt stehen, bis die Angabe nachgereicht ist. Ausgestellt wird das Papier immer vom Verkäufer, nie vom Transportdienstleister – zipmend kann beim Zollteil auf Wunsch zuarbeiten, tritt aber nicht als Zollabwickler auf.
Ein Maschinenbauer aus Bayern schickt Verschleißteile an einen Kunden bei Basel. Als Warenbezeichnung steht auf der Rechnung „Ersatzteile Maschine“, alles Übrige stimmt. Die Schweizer Zollstelle erkennt daraus weder Material noch Verwendung und hält die Ware fest, bis der Versender nachbessert: Dichtungssätze aus Elastomer, Lagerbuchsen aus Bronze, jeweils mit eigener Warennummer und eigenem Ursprungsland. Gefahren ist der Transport planmäßig – verloren gingen die Stunden an der Grenze, in denen der Vertrieb die Positionen einzeln aufschlüsselte und ein neues Dokument an die Zollstelle schickte. Der Monteur beim Kunden wartete so lange auf seine Teile.
Von ihr zu trennen ist die Proformarechnung: Sie tritt an die Stelle der Handelsrechnung, wenn nichts verkauft wurde – bei Mustern, Ersatzlieferungen oder Geschenken – und weist allein den tatsächlichen Warenwert für den Zoll aus, ohne Zahlungsforderung. Der Lieferschein führt Inhalt und Menge, aber keinen Wert, und ersetzt im Zollverfahren nichts; dasselbe gilt für die Packliste, die nur den Inhalt jedes Packstücks aufschlüsselt. Ausfuhranmeldung und Ausfuhrbegleitdokument sind Zollpapiere, die auf den Rechnungsangaben aufsetzen und ohne sie nicht entstehen. Die Einfuhrumsatzsteuer schließlich ist die Folge: Sie bemisst sich am Zollwert, und der stammt aus diesem Papier.
Verkäufer und Käufer mit vollständiger Anschrift, Nummer und Datum, eine handelsübliche Warenbezeichnung, Zolltarifnummer, Ursprungsland, die vereinbarte Lieferbedingung, Anzahl, Art und Gewicht der Packstücke sowie Preis und Währung. Unternehmen in der EU geben zusätzlich ihre EORI-Nummer an. Maßgeblich ist, dass sich die Ware daraus einreihen lässt.
Die Handelsrechnung dokumentiert ein Verkaufsgeschäft und fordert Zahlung. Die Proformarechnung fordert nichts – sie nennt nur den Warenwert, damit der Zoll eine Bemessungsgrundlage hat. Verwendet wird sie dort, wo kein Kaufpreis existiert: bei Mustern, Garantie- und Ersatzlieferungen, Leihgaben oder unentgeltlichen Sendungen.
Eine feste Zahl gibt es nicht – sie hängt vom Bestimmungsland und vom Verfahren ab. In der Praxis liegt ein Exemplar den Begleitpapieren der Sendung bei, eines geht an den Empfänger, und die Angaben werden zusätzlich elektronisch in der Zollanmeldung erfasst. Vor dem Versand beim Empfänger nachfragen lohnt sich.
