Mit der Konformitätserklärung bestätigt ein Hersteller oder Inverkehrbringer schriftlich, dass sein Erzeugnis den einschlägigen EU-Vorschriften genügt. Sie ist die Grundlage der CE-Kennzeichnung: Erst wenn die Erklärung vorliegt und unterschrieben ist, darf das Zeichen angebracht und die Ware im Binnenmarkt angeboten werden.
Bei internationalen Transporten begegnet das Dokument fast nur an der Grenze. Geht eine Sendung ins Drittland oder kommt von dort in die EU, verlangen Zoll und Marktüberwachung neben Handelsrechnung und Packliste oft auch den Nachweis, dass die Ware zulassungsfähig ist – bei Maschinen, Elektrogeräten und Bauprodukten ist das der Normalfall.
Beibringen muss sie der Hersteller, nicht die Spedition. Ein Transportunternehmen kann sie weder ausstellen noch inhaltlich beurteilen; es befördert die Ware und reicht die Papiere weiter. Fehlt das Blatt, bleibt die Sendung in der Abfertigung stehen, bis es nachgereicht wird, und der zugesagte Termin ist hinfällig. zipmend unterstützt die Zollabwicklung auf Wunsch, übernimmt aber keine Verantwortung für die Produktdokumentation.
Ein Anlagenbauer liefert eine Abfüllmaschine in die Schweiz. Verpackung, Abholung und Fahrzeug stehen, die Handelsrechnung liegt bei – nur die Erklärung fehlt noch, weil eine geänderte Schutzeinhausung nachdokumentiert werden musste. Die Sendung erreicht die Grenze und wartet dort, bis das unterschriebene Dokument per E-Mail eintrifft. Der Verzug kostet zwei Tage, und niemand im Projekt hatte damit gerechnet: An der Maschine lag es nie.
Die Handelsrechnung belegt den Wert einer Sendung, das Ursprungszeugnis ihre Herkunft, der Präferenznachweis einen Zollvorteil aus einem Handelsabkommen. Nur dieses Papier sagt etwas über die Beschaffenheit des Erzeugnisses selbst aus. Das Sicherheitsdatenblatt kommt dem am nächsten, betrifft jedoch Gefahrstoffe und deren Handhabung. Häufig verwechselt wird die Erklärung mit der Konformitätsbescheinigung: Erklären tut der Hersteller in eigener Verantwortung, bescheinigen in der Regel eine unabhängige Stelle. Im Sprachgebrauch stehen beide Wörter nebeneinander, gemeint ist nicht immer dasselbe.
Der Hersteller oder derjenige, der das Erzeugnis in der EU in Verkehr bringt – bei Einfuhren also häufig der Importeur. Die Verantwortung lässt sich nicht an Dienstleister abgeben: Wer unterschreibt, steht für die Angaben ein. Ein Transportunternehmen kommt dafür nicht in Betracht.
Vor allem bei Sendungen über eine EU-Außengrenze, wenn die Ware unter eine Produktrichtlinie fällt. Maschinen, elektrische Geräte, Bauprodukte und persönliche Schutzausrüstung sind typische Fälle. Innerhalb des Binnenmarkts reist das Papier meist nicht mit, muss aber beim Verantwortlichen vorliegen und auf Verlangen vorgezeigt werden.
Die Abfertigung stockt. Der Zoll gibt die Ware nicht frei, solange der Nachweis aussteht; sie wartet in der Regel im Verwahrlager, und dort entstehen Kosten. In ungünstigen Fällen wird die Einfuhr abgelehnt und alles muss zurück. Lösen lässt sich das nur beim Hersteller, nicht unterwegs.
