Eine EDI-Schnittstelle ist die direkte Verbindung zwischen den IT-Systemen von Auftraggeber und Dienstleister, über die Transportdaten in einem standardisierten Format ausgetauscht werden – ohne dass jemand sie abtippt. EDI steht für Electronic Data Interchange. Üblicherweise laufen darüber Transportaufträge, Statusmeldungen und Rechnungen.
Der Nutzen liegt in der Wiederholung. Wer täglich beauftragt, spart mit jeder automatisch übernommenen Sendung eine Erfassung von Hand – und mit ihr die Zahlendreher in Adressen, Maßen und Referenznummern, die später Rückfragen und Fehlfahrten auslösen. Genau darauf zielt die Arbeitsweise einer digitalen Spedition: Daten einmal erfassen und überall weiterverwenden.
Unterhalb einer gewissen Auftragsfrequenz rechnet sich der Aufwand allerdings nicht: Eine Anbindung ist ein Projekt, kein Schalter. Nachrichtentypen und Felder müssen abgestimmt, Testläufe gefahren, beide Systeme gepflegt werden, und das bindet auf beiden Seiten IT-Kapazität. Wer schnell starten will, bucht online und behält die Anbindung als zweiten Schritt im Blick.
Ein Zulieferer für Fahrzeugsitze arbeitet mit Tagesabrufen: Der Kunde meldet morgens, welche Mengen nachmittags am Band gebraucht werden. Ohne Anbindung tippt die Versandabteilung jeden dieser Aufträge einzeln in ein Formular, jedes Mal mit denselben Stammdaten und immer unter Zeitdruck. Mit einer Anbindung entsteht der Transportauftrag unmittelbar aus dem Abruf, und die Rückmeldung läuft in das System zurück, aus dem die Fertigung ohnehin plant.
Ein Transportmanagementsystem ist die Software, in der Aufträge entstehen und verwaltet werden; die Schnittstelle ist nur die Leitung zwischen zwei solchen Systemen. Die Sendungsverfolgung gehört zu dem, was über diese Leitung zurückkommt – sie ist Inhalt, nicht Kanal. Auch die Avisierung kann darüber laufen, bleibt aber ein eigener Vorgang: die Ankündigung einer Anlieferung beim Empfänger. Die API überträgt dieselben Daten, nur einzeln und auf Abruf statt in gebündelten Nachrichten; sie gilt als der modernere Weg, während der klassische Datenaustausch in der Logistik weiter verbreitet ist.
Wenn Transporte regelmäßig und in ähnlicher Form anfallen – etwa täglich oder mehrmals wöchentlich mit denselben Datenfeldern. Dann übersteigt der gesparte Erfassungsaufwand den einmaligen Einrichtungsaufwand. Bei wenigen oder unregelmäßigen Aufträgen im Monat bleibt die Buchung über den Online-Preisrechner der schnellere Weg.
Meist der Transportauftrag mit Adressen, Maßen, Gewichten und Zeitfenstern, danach Meldungen zu Abholung und Zustellung und am Ende die Rechnungsdaten. Je nach Abstimmung kommen Avisierungen oder Zustellnachweise hinzu. Welche Nachrichtentypen genutzt werden, legen beide Seiten vor dem Start gemeinsam fest.
Beide verbinden zwei Systeme, aber auf verschiedene Art. Der klassische Datenaustausch schickt strukturierte Nachrichten nach festen Formatregeln, häufig gesammelt. Eine API stellt einzelne Aufrufe bereit, die ein System bei Bedarf abfragt. In der Praxis entscheidet weniger die Technik als die Frage, was der Partner unterstützt.
