Das Ausfuhrbegleitdokument (ABD) ist der Ausdruck zu einer angenommenen Ausfuhranmeldung. Erzeugt wird es automatisch, sobald die Ware zur Ausfuhr überlassen ist. Es trägt die MRN, jene Registriernummer, unter der die Ausgangszollstelle den Vorgang aufruft, und wird der Sendung in der Regel bis zur Grenze mitgegeben.
Entscheidend ist nicht das Blatt Papier, sondern die Nummer darauf. Bei internationalen Transporten in Drittstaaten muss der Ausgangszollstelle die MRN vorliegen, damit sie den Vorgang aufrufen und den Warenausgang bestätigen kann. Das Mitführen des Ausdrucks ist ihr gegenüber inzwischen freigestellt – mitgegeben wird er trotzdem, weil Fahrer und Grenzabfertigung damit schneller arbeiten.
Kritisch wird es, wenn niemand die Registriernummer an den Fahrer weitergibt. Dann hängt der Transport an einem Telefonat: Die Ware wartet, bis jemand in der Exportabteilung nachsieht. Aus einem Vorgang von Minuten wird so ein halber Tag, und die Wartezeit trägt der Auftraggeber.
Ein Zulieferer der Elektroindustrie bucht einen Transport nach Norwegen. Die Zollanmeldung ist abgegeben, der Ausdruck liegt sauber abgeheftet im Büro, und in den Transportpapieren steht keine Registriernummer. An der Grenze lässt sich der Vorgang nicht zuordnen. Der Fahrer steht, bis die Nummer nachgereicht ist, und verliert genau die Zeit, die er für den Zustelltermin gebraucht hätte. Eine Mail mit der Nummer an den Disponenten vor der Abfahrt hätte gereicht – sie kostet zwei Minuten und ersetzt jede Suche unterwegs.
Die Ausfuhranmeldung ist der Vorgang davor, das ABD sein Ergebnis. Nach dem Warenausgang erzeugt der Zoll den Ausgangsvermerk – mit ihm belegt der Versender gegenüber dem Finanzamt, dass die Lieferung steuerfrei ausgeführt wurde. Er schließt den Vorgang ab und ersetzt das Begleitpapier nicht. Der CMR-Frachtbrief wiederum ist trotz seiner Begleitfunktion kein Zollpapier: Er hält Beförderungsvertrag und Zustand der Ware bei Übernahme fest. Und die Handelsrechnung ist ein Handelsbeleg, aus dessen Angaben eine Zollanmeldung überhaupt erst gebildet wird.
Niemand von Hand. Das Dokument wird vom Zollsystem erzeugt, sobald die Anmeldung angenommen und die Ware zur Ausfuhr überlassen ist, und steht dem Anmelder zum Ausdruck bereit. Wer anmeldet – Versender, Zolldienstleister oder ein beauftragter Dritter –, hat es damit vorliegen und gibt es an den Transport weiter.
Die Movement Reference Number ist die eindeutige Registriernummer eines Zollvorgangs. Über sie ruft die Ausgangszollstelle den Ausfuhrvorgang auf und bestätigt den Warenausgang. Ohne diese Nummer lässt sich eine Sendung dem angemeldeten Vorgang nicht zuordnen, gleichgültig welche Papiere sonst mitfahren. Sie gehört deshalb in jede Übergabe an den Transport.
Solange die Registriernummer bekannt ist, wenig: Der Vorgang lässt sich auch ohne den Ausdruck aufrufen. Fehlen Ausdruck und Nummer zugleich, wird die Ware an der Grenze angehalten, bis die Angaben nachgereicht sind. Dort entsteht Standzeit, die in keiner Planung vorgesehen war und den Zustelltermin kippen kann.
